Worauf Sie bei der Auswahl Ihrer ERP-Lösung achten sollten
Es gibt viele Gründe für die Investition in eine neue ERP-Lösung. Automatisierung der Prozesse, Transparenz in den Abläufen und Daten, Integration mit Kunden- und Lieferantensystemen, Plattform-Anbindung oder die Internationalisierung. Oder ganz einfach die Inkonsistenz in den Daten und Strukturen. Vor allem Digitalisierung, Internet-of-Things und Disruption sind aktuell die Themen, die über das Hinterfragen einzelner Prozessschritte hinausgehen und oftmals ganze Systemlandschaften und damit auch ERP-Lösungen in Frage stellen.
Viele ERP-Lösungen bieten eine große Auswahl, sind aber auch ein höheres Risiko, sich für eine falsche Lösung zu entscheiden, und bedeuten einen hohen Zeitaufwand im Auswahlprozess.
Es gibt Punkte, um möglichst effektiv und zielgerichtet den Prozess zu durchlaufen:
ERP-Lösungen liefern im Standard mehr Funktionalität als benötigt, was ganz normal ist. Oftmals kommen auch noch Anforderungen hinzu, die für den vorhandenen oder auch neuen Prozess wichtig sind. Vor allem bei branchenfernen Lösungen tritt dieses vermehrt auf.
Wichtig ist, dass die ERP-Lösung schnell in den Prozessen angepasst werden kann, Bereiche, Funktionen oder Felder deaktiviert werden können. Im Gegenzug sollten dann neue Möglichkeiten geschaffen werden. Alles, damit die Anwendung möglichst schnell und einfach ist.
Welcher Aufwand entsteht bei der Anpassung Ihrer optimalen Lösung?
Durch die Anpassungen einer ERP-Lösungen wird diese verändert und Updates, die bei gesetzlichen Änderungen notwendig und bei Fehlern im Programm hilfreich sind, verursachen einen Aufwand, der im Laufe der Zeit die Betriebskosten in die Höhe treiben kann.
Generell sagen viele Anbieter, dass deren ERP-Lösung sehr einfach “Update-fähig” ist und natürlich günstiger als bei Marktbegleitern. Hier ist es wichtig, einen zweiten Blick auf die Vorgehensweise beim Update und die Technologie zu werfen.
Was muss bei einem Update berücksichtigt werden und wie hoch ist der jährliche Aufwand?
Auf den ersten Blick scheint die Technologie einer ERP-Lösung unerheblich, wenn denn alles läuft. Dass es doch etwas komplizierter ist, zeigt der laufende Betrieb, denn eine ERP-Lösung, die auf einer Proprietären Datenbank und eigenen Scriptsprache basiert, benötigt Spezialisten für genau diesen Bereich.
Müssen Programmanpassungen durchgeführt werden, sind Programmierer mit Standardsprachen wie C#, Java oder C++ einfacher zu finden als Spezialisten für die Scriptsprache. Viel problematischer: macht die herstellereigene Datenbank Schwierigkeiten in Bezug auf Konsistenz und Stabilität, so ist man auf diesen ohne Option angewiesen.
Ist die Technologie zukunftsweisend oder ist die Lösung ein geschlossenes System des Herstellers?
Der Hersteller an sich muss Sicherheit garantieren können. Erfahrung im ERP-Umfeld, professionelle Mitarbeiter mit qualifiziertem Produkt- und Prozesswissen in den einzelnen Bereichen und natürlich ein entsprechendes Team, um das Projekt auch “stemmen” zu können.
Darüber hinaus ist es aber auch ebenfalls wichtig, dass in der ERP-Lösung eine Richtung für die Zukunft zu erkennen ist und die technologischen Voraussetzungen gegeben sind, diese auch umzusetzen.
Findet eine Weiterentwicklung der Software, die neuen Themen offen gegenüber steht, statt?
Eine ERP-Lösung soll Insellösungen ablösen und integrieren. ERP-Lösungen werden zu Plattformen, auf deren Basis Prozesse gesteuert werden. Im Unternehmen, über Standorte hinweg und mit Anbindung von Kunden und Lieferanten und deren Plattformen.
Durch die Gewährleistung des Informationsaustausches mit den Geschäftsbeteiligten, werden hohe Einsparpotenziale ausgeschöpft, da doppelte Eingaben und mögliche Fehlerquellen vermieden werden.
Welche Möglichkeiten der Integration, idealerweise des direkten Austausches, sind gegeben?
Auch bei der Einzigartigkeit der Unternehmen können sich viele bestimmten Branchen zuordnen und haben dadurch ähnliche Anforderungen. Viele kleine Anbieter haben sich auf Spezialfunktionen fokussiert, die größere Softwarehersteller vermissen lassen.
Da kleinere Anbieter oftmals Schwierigkeiten bei der Realisierung größerer Projekte haben, werden auch Branchenprojekte von den großen ERP-Häusern umgesetzt, wobei dann die Branchenfunktionalität kostspielig nachgezogen werden muss.
Welche Anforderungen haben Sie im Speziellen und mit welchem Aufwand sind diese langfristig gewährleistet?
Eine ERP-Lösung muss Ihrem Unternehmen gewachsen sein und der zukünftigen Entwicklung folgen können. Die Erweiterung um Lagerstandorte, Niederlassungen und auch internationale Expansionspläne sollte uneingeschränkt möglich sein.
Über die technologische und funktionale Eignung hinaus ist es vor allem wichtig, dass der Anbieter bei der Internationalisierung auch die landesspezifischen Anforderungen abdeckt und idealerweise auch einen Partner direkt vor Ort hat.
