ERP System – 100% Update kompatibel?
Nach Einführung eines neuen ERP Systems – und je nach Laufzeit schon währenddessen – werden Updates benötigt. Diese sind notwendig, um zum einen auf dem aktuellen technischen Stand zu bleiben, neue Funktionen kostenlos zu erhalten oder ganz einfach um rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Die Frage, ob ERP Updates überhaupt stattfinden sollten und das ERP System aktualisiert werden muss, tritt meistens dann auf, wenn die Kosten dafür enorm hoch sind. Natürlich wird dann auch darüber diskutiert, welche Updates notwendig sind, welche vernachlässigt werden können und wie oft überhaupt upgedated werden muss. Doch ist es wirklich notwendig darüber zu diskutieren?
Wann werden ERP Systemupdates teuer?
Ist ein ERP System technologisch einwandfrei aufgebaut, sind Updates leicht und einfach einzuspielen. Aufwändiger wird es, wenn Individualisierungen stattgefunden haben, die entsprechende Prozesse des Unternehmens wiedergeben. Dann werden Standard ERP Systeme zu individuellen Lösungen, bei denen auch Updates nicht ohne weiteres eingespielt werden können.
Schwierig wird es hierbei, wenn die Erweiterungen direkt im Quellcode durchgeführt werden müssen, weil das Scripting und die vorgesehenen Möglichkeiten es nicht hergeben, Prozesse anzupassen: dann müssen die gesamten Quellcodebereiche in den neuen Code übernommen, compiliert und getestet werden. Dieser Vorgang macht das gesamte Update enorm teuer. Dieses ist auch der Grund, warum oft auf Updates verzichtet wird, denn viele halten sich an das Sprichwort „Never change a running system!“ – weil das ERP System sich auch nicht so einfach ändern lässt!
Worauf sollte man bei der Updatefähigkeit eines ERP Systems achten?
Viele ERP Systeme garantieren, zu 100% Update-fähig zu sein. Doch was bedeutet Updatefähigkeit eines ERP Systems im Detail? Und was gilt als Update?
Auf was beziehen sich die 100%? Auf das Gesamtsystem oder ausschließlich auf Funktionen? Können Prozesse ebenfalls angepasst werden und bleiben auch nach dem Update des ERP Systems bestehen?
Im Prinzip kann man sagen, dass sämtliche Erweiterungen auch in die neue Softwareversion auf gleicher Technologiebasis übernommen werden können. Das heißt, sämtliche Versionsstände der Software bieten auch nach dem Update sämtliche Daten, Funktionen und auch Prozesse, die individuell für den Kunden umgesetzt worden, in gleicher Form an.
Bei Technologiesprüngen eines ERP Systems, wenn zum Beispiel die Datenbank, der Technologiestack oder z. B. von Client-Server auf Cloud gewechselt wird, sollten Migrationstools die Möglichkeit bieten, über die Daten hinaus auch Funktionen und Prozessabläufe direkt zu übernehmen, damit diese nicht neu angelegt werden müssen.
Welcher Aufwand kann bei einem ERP Systemupdate vermieden werden?
Kann das eine Software, so reduziert sich der Aufwand für das Update enorm: sämtliche Testszenarien, die sich ausschließlich auf das manuelle Migrieren des individuellen Quellcodes in die neue Version, den Test der Funktionen und Prozessabläufe so wie das Überprüfen dieser mit anderen angebundenen Softwarebausteinen entfällt.
Selbstverständlich sollte ein jedes Update getestet werden – unerheblich wie groß oder klein es ist, ob es ein Standardmodul ist oder individuelle Komponenten enthält. Hierfür wird in den meisten Fällen ein Testserver unterhalten, der unter anderem für exakt diese Fälle ein Clone der Umgebung des ERP Systems bereithält.
Kein Update ohne Test!
Gerade weil der gesamt Migrationsvorgang des Code-Kopierens nicht stattfindet, ist dieser Test wesentlich kürzer, da in der Regel ausschließlich die individuellen Abläufe nachgesehen werden. Zudem ist dieses Vorgehen wesentlich sicherer, da das ERP System auf Basis von Erfahrungen aktualisiert wird. Somit sind tatsächlich ausschließlich die individuellen Module zu überprüfen.
Wie kann ein individualisiertes ERP System updatefähig sein?
Ausschließlich kleine Installationen oder ERP Systeme ohne Flexibilität, die Unternehmen zwingen, sich anzupassen, werden ohne Anpassungen betrieben. Das Gros der Anwendungen wurde individualisiert, da Unternehmen natürlich in ihren individuellen Abläufen eindeutige Marktvorteile haben und diese selbstverständlich ausbauen wollen.
Um Anpassungen zuzulassen und gleichzeitig zu gewährleisten, dass diese Anpassungen bei Updates ebenfalls funktionieren, wird eine grundlegende technologische Basis benötigt. Dieses erfolgt oftmals über eigene Scriptsprachen, da dadurch eine gewisse gleiche Datenstruktur erzwungen werden kann. So können Anwender und Dienstleister oftmals nach Erlernen dieser Scriptsprache Anpassungen vornehmen, allerdings nur im Rahmen dieser Scriptsprache. Das bedeutet dann auch, dass nicht alles realisiert werden kann, was eventuell benötigt wird. Dafür ist es relativ sicher, dass die Umsetzungen auch nach einem Update funktionieren.
Mago ERP mit integrierter Entwicklungsumgebung
Mago ERP bietet an dieser Stelle einen intelligenteren Weg. Das gesamte ERP System wurde auf Basis des Taskbuilder Frameworks, ebenfalls eine Entwicklung von Zucchetti, entwickelt. Sämtliche Funktionen von Mago ERP rufen Funktionen des Taskbuilder Frameworks auf. Das Taskbuilder Framework bietet darüber hinaus eine eigene Entwicklungsumgebung und ein Reportingmodul, mit dessen Möglichkeiten auf die gleichen Funktionen zugegriffen werden kann, die auch Mago ERP verwendet.
In der eigenen Entwicklungsumgebung kann wie in einer anderen Umgebung (z. B. VisualStudio, Eclipse…) direkt in C# entwickelt werden, einer Programmiersprache, die weit verbreitet ist. Der Vorteil hierbei ist natürlich, dass C# Entwickler nicht eine neue Scriptsprache erlernen müssen und direkt loslegen können. Ein weiterer Vorteil ist, dass sämtliche Module, die bereitstehen, bereits in Mago ERP verwendet werden: sollte ein Update Fehler aufwerfen, so würde es das bereits während des Testens in der Standardumgebung im Qualitätsmanagement bei Zucchetti! Updates sind somit schon im Vorfeld geprüft und werden erst ausgeliefert, wenn sämtliche Qualitätsmerkmale erfüllt sind!
Dadurch kann ein Update direkt eingespielt und auf Funktionalität getestet werden – ist das eigene Module korrekt entwickelt, sollte auch das Update in der eigenen Testumgebung fehlerfrei sein.
Natürlich nimmt das Update Zeit ein und bei entsprechendem Datenaufkommen können auch hier schon mal einige Stunden Rechenarbeit benötigt werden, um die Datenbanken auf den aktuellen Stand zu bringen. Die Unsicherheit bei Individualisierungen, Kompatibilitätschecks, Prozess- und Ablauftests sowie die vorhergehenden langwierigen Quellcodemigrationen enthalten gänzlich.
ERP System mit konfigurierbaren Prozessen
Darüber hinaus sind die konfigurierbaren Prozesse nicht nur während der Einrichtung und fortwährenden Optimierungen auf Marktveränderungen hin von Vorteil, sondern verursachen, weil sie den Standard nicht verändern, auch in den Updateroutinen keinen Aufwand, das sie konfiguriert und nicht programmiert wurden.
So können Prozesse beliebig eingestellt werden, ohne an zukünftige Updates und Programmänderungen denken zu müssen.
Überschaubarer Aufwand bei ERP Systemupdates
Gerade weil es mit Mago ERP recht einfach und verlässlich ist, Updates durchzuführen, werden regelmäßig neue Versionen bereitgestellt, die gerne implementiert werden können. Kunden profitieren ja gerade im Rahmen der Softwarepflege von den Weiterentwicklungen des Systems und sollten diese auch nutzen.
Wichtig ist hierbei, dass der Aufwand dabei gering ist, die Sicherheit für die Systemstabilität hoch und gleichzeitig diese Kombination es leicht macht, fortwährend auf dem neuesten Stand zu bleiben.
Alles andere wäre aber auch ein fauler Kompromiss, verursacht durch ein nicht 100% kompatibles ERP System.
