Lato passivo, i benefici raggiungibili con la fatturazione elettronica sono molteplici. Con la procedura di Fatturazione Elettronica Passiva dell’ERP Mago4 è possibile importare nel programma le fatture elettroniche ricevute sul Digital Hub Zucchetti e generare la relativa registrazione contabile: così puoi visualizzare la fattura e registrarla subito, oppure successivamente, nei Documenti Ricevuti in contabilità. La procedura necessita del modulo Contabilità.

L’IMPORTAZIONE

Per scaricare i documenti dal Digital Hub occorre avviare il Download da DigitalHub: la procedura scarica i documenti non ancora presi in carico la cui Data Ricezione sia compresa nel periodo indicato. Sono quindi importati sia singoli documenti che lotti di fatture, mentre non sono scaricabili fatture ricevute in formato semplificato.

LA GRIGLIA DEI DOCUMENTI

I documenti scaricati sono elencati in una griglia dove per essere contabilizzati devono essere completati con l’indicazione del Codice Fornitore e del Modello Contabile. Il programma propone sia il Codice Fornitore, se è già censito nelle anagrafiche, sia il Modello Contabile, se per il fornitore sono indicati dei modelli contabili preferenziali per le fatture e per le note di credito. Se il fornitore non è ancora presente in archivio, può essere creato automaticamente attraverso il bottone Crea Fornitore della toolbar, o tramite il menù contestuale. Nella selezione del Modello Contabile il programma non solo
elenca i modelli contabili congruenti con il tipo di documento (fattura/nota di credito), ma controlla che il modello selezionato sia corretto ai fini di un’eventuale gestione di reverse charge totale o parziale presente nel documento da registrare. Inoltre è possibile indicare la condizione di pagamento da utilizzare nella generazione della partita.

STATO DEL DOCUMENTO

Lo stato di importazione del documento è chiaramente evidenziato:

• Documento da completare – indica che nel documento mancano ancora alcuni dati necessari alla sua contabilizzazione;
• Documento completo – indica che il documento è pronto per essere contabilizzato;
• Documento già generato – indica che per il documento è già stata inserita la registrazione contabile;
• Documento impegnato da altro utente – indica che un altro utente sta elaborando il documento;
• Documento storicizzato e non scaricabile- indica che il documento non è scaricabile poiché è stato storicizzato sul Digital Hub.

VISUALIZZA XML

Un apposito bottone permette di visualizzare il contenuto della fattura elettronica ricevuta.

LA REGISTRAZIONE CONTABILE

L’inserimento della registrazione contabile si effettua per ciascun documento scaricato a partire dal bottone Documenti Ricevuti. La registrazione contabile appare precompilata con il modello selezionato e con tutti gli importi presenti nel riepilogo IVA della fattura elettronica proposti nel Castelletto IVA, abbinati ad un codice IVA individuato attraverso l’aliquota o la natura IVA (o sottonatura IVA) specificati nel documento importato. Nel Libro Giornale gli importi sono proposti sulla contropartita preferenziale del fornitore o, in alternativa, su quella presente nel modello contabile. Eventuali spese accessorie sono contabilizzate su una riga separata. Al salvataggio della registrazione viene proposta la generazione della partita con la condizione di pagamento indicata nella griglia della procedura. I documenti scaricati dal Digital Hub rimangono disponibili nella griglia della procedura fino a quando non si registrano; entrando nella procedura infatti il programma elenca i documenti già scaricati, ma non ancora contabilizzati, consentendo di organizzare al meglio le proprie attività.

COLLEGA DOCUMENTO RICEVUTO

Se la fattura elettronica ricevuta si riferisce ad un documento già registrato in contabilità è possibile abbinare al documento una registrazione contabile già inserita. Un apposito bottone elenca solo i documenti contabili ricevuti con fornitore e data documento uguali al documento selezionato, che non sono ancora collegati ad una fattura xml. Il programma controlla se il totale del documento corrisponde a quello della fattura elettronica ricevuta visualizzando un messaggio di avvertimento quando diverso; se si conferma il collegamento, il campo Identificativo Sdi viene abbinato al documento ricevuto. In caso di errori, è possibile utilizzare il bottone Scollega Documento Ricevuto per eliminare l’abbinamento tra la fattura elettronica ricevuta e la registrazione contabile.