Ogni azienda possiede, riceve e invia nel tempo volumi crescenti di dati e documenti. Le diverse fonti di provenienza, così come gli eterogenei formati cartacei ed elettronici, formano un continuo ricevere, comunicare, scambiare, distribuire.
Se la mole di dati che ne deriva non viene conservata in maniera organizzata, razionale ed accessibile, la fruizione diventa difficile. La soluzione è il DMS, che comunica direttamente con l'ERP Mago4 per archiviare e gestire i documenti amministrativi, del ciclo attivo e passivo, della logistica e della produzione... e ti fa risparmiare tempo.
Una soluzione evoluta per la completa gestione documentale
Con il sistema di gestionale documentale per Mago4 disponi di una soluzione innovativa per una completa gestione. Accessibile via web, il Document Management System (DMS) mette a tua disposizione funzioni avanzate che vanno oltre la semplice archiviazione: puoi ricevere, acquisire, protocollare, catalogare, condividere, distribuire e gestire articolati processi documentali. DMS è pensato per aiutarti a risolvere tutte le esigenze legate all’archiviazione di dati e documenti di diversa natura: puoi superare le tradizionali barriere fisiche e rendere disponibili determinate informazioni nel modo e nel luogo desiderati.
Con il DMS gestisci gli allegati in forma elettronica per qualsiasi documento gestionale. La gestione documentale di DMS ti consente di archiviare dati e documenti in forma elettronica per qualsiasi documento gestionale. DMS è pensato per equipaggiarti con il sistema di riconoscimento OCR – utilizzato nella conversione immagine-testo, utile per la ricerca Full-Text Search e per la creazione di chiavi di ricerca a partire da porzioni del documento – e di archiviazione massiva dei documenti, con annessa funzionalità di riconciliazione dei cartacei. Così puoi protocollare i tuoi documenti e connetterti al servizio di Archiviazione Sostitutiva Zucchetti.
Inoltre il DMS è parte integrante dello spazio di lavoro virtuale garantito dalle funzionalità di Mago4 dedicate alla Collaborazione e Condivisione, a disposizione di ogni utente che, attraverso la propria scrivania personale può accedere alle informazioni di propria competenza o collaborare con gli altri utenti interni o esterni al sistema.
Ecco cosa ti garantisce la gestione documentale integrata in Mago4:
- La completa dematerializzazione dei flussi documentali.
- Un’organizzazione ottimale dei processi informativi e distributivi.
- La totale tracciabilità e reperibilità dei documenti.
- L’accessibilità illimitata dei documenti in totale sicurezza.
- La riduzione dei costi.
Inoltre la possibilità di utilizzare la soluzione anche tramite Internet/Intranet ne amplia ulteriormente le funzionalità contribuendo a semplificare ancora di più i processi di classificazione, ricerca, condivisione e distribuzione dei documenti.
Alcuni vantaggi
Funzionalità per la Gestione Documentale con DMS
Con il DMS è possibile acquisire e archiviare file e documenti in qualsiasi formato di dati. L’acquisizione può avvenire per singolo documento, attraverso funzioni di upload o scansione dei documenti cartacei, o in maniera massiva tramite etichette autoadesive o codici a barre. Le informazioni contenute nelle etichette o nel codice a barre vengono automaticamente riconosciute con tecniche OCR, consentendo la catalogazione e l’archiviazione dei relativi documenti. È possibile acquisire in maniera massiva i documenti e provvedere successivamente alla classificazione tramite apposite funzioni applicative.
Registrazione
L’acquisizione può avvenire anche tramite un’apposita funzionalità per protocollare i documenti in ingresso/uscita che, oltre ad attribuire una numerazione progressiva, consente di ‘inviare’ direttamente sulla scrivania elettronica di uno o più utenti il documento inviato/ricevuto. La registrazione, oltre a redigere il registro di protocollo, permette una semplice e veloce distribuzione dei documenti in arrivo/partenza, riducendo drasticamente tempi di condivisione e collaborazione.
Classificazione
Ogni documento archiviato viene classificato in base a specifiche ‘classi documentali’ liberamente create e gestite dall’utente che consentono di organizzare e relazionare le informazioni in contenitori logici a più livelli. Questa tecnica, indipendentemente dal contenitore logico di appartenenza, permette di mettere in relazione il documento con una o più entità applicative (Aziende, Persone, Clienti, Fornitori, Agenti, Contratti, Ordini, Fatture ecc.) per una lettura trasversale delle informazioni. La definizione di diversi livelli di sicurezza per contenitori logici (cartelle) consente di ottenere il livello di riservatezza desiderato e determinare l’insieme di persone/gruppi abilitati all’accesso, notificando se richiesto l’accadimento di una certa azione.
Condivisione
La condivisione di documenti archiviati avviene in diverse modalità, fra cui, l’accesso a cartelle condivise opportunamente profilate e controllate o mettendo in evidenza sulla scrivania dell’utente determinate categorie di documenti che necessitano di opportune attenzioni. L’utente partecipa così a processi che facilitano la collaborazione e la condivisione dei documenti.
Distribuzione
Il DMS gestisce i documenti in lavorazione assegnandoli a specifici gruppi di utenti e controllandone lo stato di completamento. I canali per mettere a disposizione o distribuire i documenti ad utenti interni o esterni all’azienda sono molteplici: direttamente sulla scrivania virtuale di lavoro dell’utente, attraverso sistemi di notifiche automatiche via email o SMS, con liste automatiche di distribuzione; mediante la protocollazione e contemporanea distribuzione del documento ricevuto.
